Quantas vezes você já participou de reuniões
intermináveis, prolixas, totalmente ineficazes?
E o pior, existe organizações que fazem reunião
para tudo, a qualquer momento, sem nenhum planejamento, pois não
existe liderança definida, todos participam das mínimas
decisões. Isso torna a empresa improdutiva.
Os colaboradores precisam ter talento. Precisam estar no cargo
certo. Precisam de autonomia para mostrar suas competências
através de suas performances.
Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas
vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões
são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não
exagerar na dose.
Isso me lembra uma metáfora em que o diretor convocou
uma reunião para discutir o incêndio que acabara
de começar?
O gerente pergunta:
- Chefe, devemos chamar o bombeiro ou buscar um balde de água?
O que o senhor acha?
O diretor responde:
- Preciso ter todos os dados para tomar uma decisão,
qual a dimensão do Incêndio? Quanto de água
vai gastar?
Essa discussão não vai a lugar algum. O fogo já está se
espalhando. Alguém tem que agir.
Portanto para que sua reunião seja absolutamente produtiva
ela deve seguir algumas Leis:
Primeira Lei: Ter objetivo definido.
Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico
a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se
espera como resultado, quanto tempo se tem disponível
para cada tópico.
Dica: “Faça uma pauta clara, escrita e com tempo
pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue
para os participantes”.
Segunda Lei: Priorizar tarefas.
O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível
para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes
de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian
Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.
Dica: “Enumere os assuntos por ordem de importância”.
Terceira Lei: Delegar e Cobrar.
Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque
a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias
estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.
Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião
ou no término do prazo de cada tarefa.
Dica: “Registre os assuntos discutidos e tenha certeza
de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com
prazos definidos e responsabilidades assumidas”.
Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e
experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria
nos resultados.
